Firma digitale sempre più utilizzata con lo Smart Working

Da alcuni anni a questa parte, lo Smart Working è divenuto una modalità di lavoro sempre più diffusa. L’emergenza sanitaria legata alla pandemia da Covid-19 ha fornito una ulteriore spinta propulsiva a questa prassi che, nell’immediato futuro, è destinata a crescere in maniera esponenziale.

Sono molti gli strumenti digitali utilizzati nell’ambito dello Smart Working: dai Cloud ai servizi gestiti. Nel ventaglio di questi strumenti rientra anche la firma digitale.

Cosa significa firma digitale

La firma digitale è il risultato di una procedura informatica che si basa su tecniche crittografiche, permettendo di associare in modo indissolubile un numero binario – costituente per l’appunto la firma – a un documento informatico. Un simile strumento è fondamentale per attribuire validità legale ai documenti informatici in svariati contesti nell’ambito pubblico e nel privato, come ad esempio la sottoscrizione di contratti o di atti amministrativi.

La definizione esatta di firma digitale viene riportata nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), testo unico che riunisce e organizza le norme riguardanti l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione. Nell’articolo 24 del Codice viene specificato che:

• “la firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata”;
• “l’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine”.

In altre parole, la firma digitale è una particolare tipologia di firma elettronica che soddisfa requisiti specificatamente stringenti, garantendo così:

• autenticità, poiché assicura l’identità del sottoscrittore;
• integrità, perché permette di accertare che il documento non sia stato modificato a seguito della sottoscrizione;
• validità legale, poiché attribuisce pieno valore legale al documento firmato.

La firma digitale ha lo stesso valore della tradizionale firma autografa apposta su carta, caratteristica che invece non possiedono altre tipologie di firma elettronica.

Da un punto di vista più tecnico, la firma digitale è costituita da un dispositivo (chiavetta USB o Smart Card) che contiene un certificato digitale di sottoscrizione, attraverso il quale il titolare può firmare digitalmente i propri documenti.

L’utilità della firma digitale nello Smart Working

Il contesto emergenziale correlato alla pandemia da Covid-19 ci ha costretti per forza di cose al distanziamento sociale che, sotto il profilo professionale, si è tradotto in una diffusione su ampia scala di modalità di lavoro da remoto, prima tra tutte lo Smart Working. Il particolare quadro ha determinato un utilizzo sempre più massiccio della firma digitale anche tra i cittadini e, soprattutto, in svariati ambiti professionali in cui, in precedenza, lo strumento era ancora marginalmente sfruttato.

Tra le diverse circostanze in cui la firma digitale ha trovato una crescente diffusione a livello di Smart Working rientra la firma di contratti stipulati a distanza tra professionisti, ovvero dei cosiddetti contratti “business to business”. Appartengono a questa categoria, i contratti conclusi tramite firma digitale avanzata adatta a garantire la paternità del documento al suo sottoscrittore in maniera univoca.

La firma digitale ha trovato altre utili applicazioni nell’ambito dello Smart Working. Per poter garantire la continuità imprenditoriale durante l’emergenza sanitaria, nel Decreto “Cura Italia” è stata prevista la possibilità di approvare i bilanci da parte delle aziende in modalità remota. A tutti gli aventi diritto nelle imprese, a partire dagli azionisti fino ai componenti del Consiglio di Amministrazione, è stata così data la possibilità di apporre la propria firma digitale sui verbali delle diverse riunioni finalizzate all’approvazione del bilancio.

La firma digitale è stata inoltre diffusamente usata per firmare da remoto gli accordi riguardanti la disciplina per il trattamento dei dati personali o una vasta moltitudine di documenti interni delle aziende.

Quelle appena citate sono solo alcune delle possibili applicazioni della firma digitale nell’ambito dello Smart Working. Le opportunità sono molte e, negli ultimi mesi, le imprese le hanno sapute cogliere, capendone i vantaggi.

Vantaggi della firma digitale

Prima di ogni altra cosa, l’uso della firma digitale permette di snellire i rapporti tra la Pubblica Amministrazione, i cittadini e le imprese, riducendo sensibilmente la gestione in forma cartacea dei documenti. È infatti possibile sottoscrivere digitalmente qualsiasi documento elettronico, come ad esempio comunicazioni alla Pubblica Amministrazione, visure camerali e contratti.

Se la pandemia e la diffusione dello Smart Working hanno in un certo senso imposto l’utilizzo esteso della firma digitale, ora i cittadini e, ancor di più, le aziende hanno pienamente compreso i benefici derivanti da un simile strumento.

I vantaggi della firma digitale per le imprese si traducono in una maggiore efficienza, in una riduzione dei costi e in un processo di automazione che permette di velocizzare le pratiche aziendali. Ma si va ben oltre. Nell’esperienza della pandemia, la firma digitale si è rivelata un mezzo indispensabile per supportare la continuità operativa delle imprese in uno dei momenti più difficili – forse il peggiore – conosciuti dal secondo dopoguerra.

Uno strumento come la firma digitale, in definitiva, viaggia di pari passo con le migliori strategie proattive di Business Continuity adottabili dalle imprese per riuscire a mantenersi operative anche nelle parentesi di maggiore criticità. Una lezione che vale la pena imparare.

Pubblicato da Matteo Di Felice, Imprenditore e Managing Director di IdeeGreen.it, Istruttore di corsa RunTrainer e Mental Coach CSEN certificato, Istruttore Divulgativo Federazione Scacchi Italiana e appassionato di Sostenibilità, il 25 Maggio 2021