Come organizzare un evento di successo

L’organizzazione di un evento di successo si basa su esperienza, professionalità e know how ma, soprattutto, tiene conto del desiderio di rendere unica l’esperienza di coloro che partecipano all’evento. È proprio questo l’obiettivo che perseguono le agenzie specializzate in organizzazione di eventi.

Il team di un’agenzia di eventi, composto da account, pittori, grafici, esperti di marketing, scenografi, elettricisti, pittori, progettisti, allestitori e molto altro ancora, mette in comune le proprie competenze per organizzare ogni aspetto dell’evento, tenendo conto sempre della tipologia di evento, del target di riferimento e del risultato finale dell’evento stesso che deve essere sempre esclusivo, di successo, unico. E allora, come organizzare un evento di successo? Vediamolo subito nel dettaglio.

La do to list delle attività

Il primo step nell’organizzazione di un evento consiste nel redigere la do to list delle attività: in base alla tipologia di evento richiesto dal cliente, gli organizzatori fisseranno la lista delle cose da fare e assegneranno i compiti ai vari componenti del team. Per un evento aziendale, ad esempio, si potranno scegliere le attività da pianificare per un ipotetico team building o magari, per un meeting aziendale, si dovrà scegliere la location, pianificare e ideare il concept, creare una time-line e identificare personale, materiali e tecnologie da utilizzare.
Per un evento pubblico come un concerto, invece, ci si dovrà invece occupare delle concessioni del suolo pubblico, della logistica, della pianificazione dei trasporti, delle tempistiche da rispettare, dei turni dello staff tecnico e di tutto ciò che può essere utile per ottimizzare tempi e costi.
La do to list delle attività di eventi privati come matrimoni, compleanni, lauree e anniversari, terrà conto del catering, della location, dell’allestimento a tema, della musica e di tutto ciò che potrà rendere quell’occasione speciale un evento indimenticabile, sia per gli ospiti che per i festeggiati.

Le agenzie specializzate

Come si può ben capire, l’organizzazione di un evento non è qualcosa da improvvisare ed è per questo che esistono agenzie specializzate nel settore che possano occuparsi, con professionalità e competenza, di ogni aspetto organizzativo, dalla scelta delle attrazioni ai trasferimenti, dalla comunicazione alla realizzazione di stampe e gadget, dalla logistica alle prenotazioni in hotel. Ogni minimo dettaglio sarà curato con meticolosa attenzione. L’agenzia Nosilence, ad esempio, è il punto di riferimento per coloro che desiderano organizzare eventi a Roma e non solo: gli eventi aziendali, privati e pubblici organizzati tramite l’agenzia Nosilence riescono a coniugare perfettamente intrattenimento per gli ospiti e precisione nell’organizzazione, creando una catena di montaggio che riesce a posizionare ogni tassello al posto giusto per creare una composizione perfetta in termini di successo, costi e tempistiche di realizzazione.

Il budget

Un aspetto fondamentale nell’organizzazione di un evento è avere presente, sin dall’inizio, il budget a disposizione e quindi concordare preventivamente con l’agenzia di eventi il costo di ogni diverso aspetto della realizzazione del nostro evento. Spesso non si ha idea dei costi per ogni singolo tassello dell’organizzazione di un evento ed è bene informarsi prima e avere dei preventivi singoli, chiari e trasparenti per ogni attività richiesta all’interno del proprio evento. In tal modo, si eviteranno brutte sorprese e costi esorbitanti non preventivati e si eviteranno fraintendimenti e delusioni sia dal lato del cliente che dal lato degli organizzatori della manifestazione o dell’evento.

Comunicazione pre e post evento

Altro aspetto che concorre alla buona riuscita di un evento, aziendale o privato che sia, è la comunicazione pre e post evento.  La promozione dell’evento, l’organizzazione dell’ufficio stampa addetto alla comunicazione, il personale addetto alle pubbliche relazioni, l’allestimento di un Help Desk e tutto ciò che concerne l’attività di web marketing e gestione dei social media sono tutti aspetti fondamentali che vanno studiati strategicamente e concretamente. È solo con una buona comunicazione e un forte coinvolgimento pre e post evento che si può realizzare qualcosa di unico e memorabile. La squadra addetta alla comunicazione, in base alla tipologia di evento da organizzare, coinvolgerà testate giornalistiche cartacee e testate online, richiederà il supporto di agenzie di promozione di spazi pubblicitari, organizzerà flash mob e altre iniziative strategiche e si occuperà di veicolare al meglio l’evento commissionato, in modo differente a seconda del target di riferimento da coinvolgere e con l’utilizzo di media specifici per il tipo di evento.

Eventi a impatto zero

Infine, non per ultimo, sarebbe un’ottima pratica quella di incentivare l’organizzazione di eventi a impatto zero e cioè eventi in cui si possa prevedere di compensare tutti i consumi che verranno generati dal singolo evento: ciò significa compensazione dell’energia elettrica, compensazione dei consumi legati al numero degli invitati e ai loro spostamenti, al trasporto dei materiali e al montaggio delle strutture e compensazione delle attività legate anche allo smaltimento dei rifiuti. Quindi eventi eco sostenibili sia in fase di organizzazione e di realizzazione che in fase post evento.
Il tema ambientale è sempre di grande interesse e, anche nel settore degli eventi, è possibile contribuire al rispetto dell’ambiente in modo intelligente, strategico e a impatto zero.